Derfor trenger du en dokumentportal for rapporter og håndbøker

27. november 2023

PDF har lenge vært et vanlig format for rapporter og håndbøker. Når dokumentene først og fremst skal leses på skjerm, kan HTML i en dokumentportal gi en bedre opplevelse. Her er fem grunner til å vurdere det.

Tilgjengelighet

Mange PDF-filer er laget med tanke på utskrift. Lange sider, fast oppsett og manglende struktur kan gjøre dem vanskelige å lese med hjelpemidler eller på små skjermer. HTML gir bedre muligheter for tydelige overskrifter, navigasjon og innhold som tilpasser seg skjermen.

Når rapporter og håndbøker publiseres i Readin, kan leserne åpne dem i nettleseren på mobil, nettbrett og datamaskin. Innholdet blir enklere å bruke for flere.

Søk og finn innhold

Det kan være tungvint å finne et bestemt avsnitt når informasjonen er spredt over mange PDF-filer. I en dokumentportal kan innholdet indekseres på tvers av dokumentene. Leserne kan bruke fulltekstsøk, filtre og metadata for å komme raskere frem til riktig informasjon.

Brukervennlighet

HTML er laget for nettet og kan tilpasses ulike skjermstørrelser. Leserne slipper ofte å zoome inn og ut av en side som er utformet for papir. De kan følge lenker, hoppe mellom seksjoner og finne frem i lange rapporter uten å miste oversikten.

Nettsider kan også være lettere å finne gjennom søkemotorer enn innhold som bare ligger i PDF-filer. God struktur hjelper både søk og navigasjon.

Analyse

En dokumentportal kan gi innsikt i hvilke dokumenter som åpnes, hva leserne søker etter, og hvordan innholdet brukes. Det gjør det enklere å se hvilke rapporter som fungerer godt, og hvilke som bør forbedres.

Med PDF-filer som lastes ned, er det vanskeligere å følge opp bruken etter at filen har forlatt nettstedet. Analyser i Readin kan gi utgivere et bedre grunnlag for å vedlikeholde innholdet.

Vedlikehold

Når dokumenter finnes i flere kopier, kan gamle versjoner bli liggende ute. En dokumentportal gir ett sted å publisere oppdateringer, slik at leserne lettere finner gjeldende versjon.

Med Readins SharePoint-integrasjon kan du oppdatere rapporter og håndbøker fra verktøyene du allerede bruker. Funksjoner for lenkesjekk og dokumentkontroll kan bidra til å oppdage problemer før de når leserne.

Konklusjon

HTML og en dokumentportal kan gjøre rapporter og håndbøker lettere å finne, lese og holde oppdatert. PDF kan fortsatt være nyttig når noen trenger en fil for utskrift eller nedlasting, men bør ikke være eneste måte å lese innholdet på.

Les også: Ikke publiser dokumentasjonen din som PDF.