Ikke publiser dokumentasjonen din som PDF
25. oktober 2023
Mange virksomheter skriver viktige dokumenter i Microsoft Word og publiserer dem deretter som PDF. Det kan fungere godt når filen skal skrives ut eller deles uendret. Når dokumentasjonen først og fremst skal leses på nettet, finnes det ofte bedre alternativer. Her er ni grunner til å publisere innholdet som nettsider.
PDF ble utviklet for å bevare utseendet til en side. Nettlesing stiller andre krav: Innholdet skal være lett å finne, lese og oppdatere på ulike enheter. En dokumentportal kan gi leserne en bedre opplevelse.
1. PDF tilpasser seg ikke skjermen
En PDF-side beholder i stor grad oppsettet den fikk da den ble laget. På mobil må leseren ofte zoome og rulle både sidelengs og nedover. En nettside kan tilpasse tekst og bilder til skjermen, slik at innholdet blir lettere å lese på mobil, nettbrett og datamaskin.
2. Oppdatering kan bli tungvint
Når et Word-dokument endres, må PDF-filen lages på nytt og publiseres på riktig sted. Finnes dokumentet i flere formater eller kanaler, må alle kopiene holdes oppdatert. Lesere som allerede har lastet ned filen, kan fortsette å bruke en gammel versjon uten å vite det. I Readin kan du publisere en oppdatert versjon fra kildefilen og vise den på samme adresse.
3. Filer gir færre muligheter for samspill
En PDF er laget for å vise en side, mens en dokumentportal kan knytte innholdet til flere funksjoner. I Readin kan leserne følge dokumenter og få varsel når de blir oppdatert. Endringshistorikken gjør det enklere å se hva som er nytt.
4. Søk på tvers av PDF-filer kan være vanskelig
Det er som regel enkelt å søke i én enkelt PDF, men å søke på tvers av en stor dokumentsamling er noe helt annet. Med Readin kan brukerne søke på tvers av alle dokumenter, se relevante utdrag og bruke metadatafiltre for å snevre inn resultatene.
5. Navigasjonen kan bli uoversiktlig
Når en leser åpner en PDF fra et nettsted, kan det være vanskelig å se hvordan filen henger sammen med resten av dokumentasjonen. En dokumentportal kan samle mange dokumenter i et bibliotek med tydelig navigasjon, slik at leseren kan bevege seg mellom beslektet innhold.
6. Merknader og bokmerker følger ikke alltid brukeren
Mange PDF-lesere støtter lokale notater og bokmerker, men disse følger ikke alltid med deg mellom enheter. Med Readin har brukerne tilgang til sine lagrede notater og bokmerker på tvers av alle støttede enheter.
7. Analyse gir bedre innsikt
Antall nedlastinger sier lite om folk faktisk fant informasjonen de trengte. En dokumentportal gir langt bedre innsikt ved å vise hvilke dokumenter som faktisk blir lest, og hva brukerne søker etter. Nyttige spørsmål å stille er:
- Hvilke dokumenter er mest og minst populære?
- Hvilke seksjoner eller temaer tiltrekker seg mest oppmerksomhet?
- Hva søker folk etter?
- Hvilke temaer har behov for bedre forklaringer?
8. Publisering kan strømlinjeformes
Mange virksomheter lagrer og redigerer dokumenter i SharePoint. Hvis de publiseres som PDF, må filene ofte eksporteres og lastes opp på nytt etter hver endring. Med Readin kan Word-dokumenter publiseres direkte fra SharePoint til riktig sted i dokumentportalen. Det sparer manuelt arbeid og reduserer risikoen for å legge ut feil fil.
9. Leserne bør finne gjeldende versjon
Udaterte instruksjoner kan føre til feil. Når en PDF først er lastet ned, kan ikke utgiveren garantere at brukeren sjekker etter oppdateringer. En dokumentportal sikrer at den nyeste versjonen alltid er tilgjengelig på samme sted. I Readin kan brukerne også følge dokumenter og få varsler når de oppdateres.
PDF kan fortsatt være nyttig som utskrifts- eller nedlastingsformat. For dokumentasjon som skal finnes, leses og vedlikeholdes på nettet, bør en nettside være hovedversjonen.