Ikke publiser dokumentasjonen din som PDF
25. oktober 2023
Mange virksomheter skriver viktige dokumenter i Microsoft Word og publiserer dem deretter som PDF. Det kan fungere godt når filen skal skrives ut eller deles uendret. Når dokumentasjonen først og fremst skal leses på nettet, finnes det ofte bedre alternativer. Her er ni grunner til å publisere innholdet som nettsider.
PDF ble utviklet for å bevare utseendet til en side. Nettlesing stiller andre krav: Innholdet skal være lett å finne, lese og oppdatere på ulike enheter. En dokumentportal kan gi leserne en bedre opplevelse.
1. PDF tilpasser seg ikke skjermen
En PDF-side beholder i stor grad oppsettet den fikk da den ble laget. På mobil må leseren ofte zoome og rulle både sidelengs og nedover. En nettside kan tilpasse tekst og bilder til skjermen, slik at innholdet blir lettere å lese på mobil, nettbrett og datamaskin.
2. Oppdatering kan bli tungvint
Når et Word-dokument endres, må PDF-filen lages på nytt og publiseres på riktig sted. Finnes dokumentet i flere formater eller kanaler, må alle kopiene holdes oppdatert. Lesere som allerede har lastet ned filen, kan fortsette å bruke en gammel versjon uten å vite det. I Readin kan du publisere en oppdatert versjon fra kildefilen og vise den på samme adresse.
3. Filer gir færre muligheter for samspill
En PDF er laget for å vise en side, mens en dokumentportal kan knytte innholdet til flere funksjoner. I Readin kan leserne følge dokumenter og få varsel når de blir oppdatert. Endringshistorikken gjør det enklere å se hva som er nytt.
4. Søk på tvers av PDF-filer kan være vanskelig
Det er enkelt å søke inne i én PDF, men søk på tvers av mange filer krever mer. I Readin kan leserne søke i flere dokumenter samtidig og få treff som viser relevant innhold. Søk og filtre basert på metadata kan hjelpe dem videre til riktig avsnitt.
5. Navigasjonen kan bli uoversiktlig
Når en leser åpner en PDF fra et nettsted, kan det være vanskelig å se hvordan filen henger sammen med resten av dokumentasjonen. En dokumentportal kan samle mange dokumenter i et bibliotek med tydelig navigasjon, slik at leseren kan bevege seg mellom beslektet innhold.
6. Merknader og bokmerker følger ikke alltid brukeren
Mange PDF-lesere lar deg legge inn merknader og bokmerker lokalt. Da kan de bli værende på én enhet. I Readin kan brukeren finne sine merknader og bokmerker igjen på tvers av enheter, for eksempel fra jobbmaskinen til mobilen.
7. Analyse gir bedre innsikt
En nedlasting forteller lite om hva leseren faktisk brukte dokumentet til. En dokumentportal kan gi innsikt i hvilke dokumenter og seksjoner som leses, hva brukerne søker etter, og hvor de ikke finner svar. Slik kan forfatterne forbedre innholdet og prioritere vedlikehold.
Spørsmål som kan være nyttige å undersøke:
- Hvilke dokumenter blir lest mest og minst?
- Hvilke seksjoner bruker leserne tid på?
- Hvilke søkeord gir gode eller dårlige treff?
- Hvilke dokumenter mangler oppdateringer eller får mange spørsmål?
8. Publisering kan automatiseres
Mange virksomheter lagrer og redigerer dokumenter i SharePoint. Hvis de publiseres som PDF, må filene ofte eksporteres og lastes opp på nytt etter hver endring. Med Readin kan Word-dokumenter publiseres fra SharePoint til riktig sted i dokumentportalen. Det sparer manuelt arbeid og reduserer risikoen for å legge ut feil fil.
9. Leserne bør finne gjeldende versjon
Utdaterte instrukser kan føre til feil. Når leserne laster ned filer, er det vanskelig å vite om de senere åpner den nyeste versjonen. En dokumentportal gir ett fast sted å lese innholdet. Når en ny versjon publiseres i Readin, kan brukere som følger dokumentet, få varsel om endringen.
PDF kan fortsatt være nyttig som utskrifts- eller nedlastingsformat. For dokumentasjon som skal finnes, leses og vedlikeholdes på nettet, bør en nettside være hovedversjonen.