SharePoint og Readin: Docstream-metoden

8. april 2024

SharePoint og andre dokumenthåndteringssystemer er gode til lagring, samarbeid og revisjon. Når dokumentene skal publiseres for leserne, trengs også en løsning som gjør innholdet lett å finne og bruke. Docstream-metoden kombinerer SharePoint med Readin.

Begrensninger i DMS

SharePoint tilbyr lagring, deling, samarbeid og versjonshistorikk. Andre dokumenthåndteringssystemer har mange av de samme funksjonene.

Dokumenteiere, forfattere, redaktører og de som skal gjennomgå innholdet, kan samarbeide om revisjoner i SharePoint. Arbeidsflyten kan også automatiseres.

Publisering for leserne blir derimot ofte en egen utfordring. Dokumentene må presenteres slik at målgruppen finner og forstår dem.

Hvis leserne må åpne filene direkte i SharePoint, kan det være vanskelig å finne riktig dokument og versjon. Word-filer og statiske PDF-filer er heller ikke alltid gode å lese på små skjermer. Tilgang for eksterne lesere kan kreve ekstra arbeid.

Hvordan overvinne begrensningene

Dokumentarbeidet kan deles i to:

• Skriving, gjennomgang og revisjon.
• Publisering og tilgang for leserne.

Begge deler er viktige. Et dokumenthåndteringssystem støtter gjerne arbeidet med filene, mens en dokumentportal hjelper med å publisere dem.

Når SharePoint brukes til dokumentarbeidet og Readin til publisering, får både forfattere og lesere verktøy som passer oppgavene deres.

Vår løsning: Docstream-metoden

Docstream-metoden består av disse stegene:

1. Vurdering: Analyser eksisterende dokumentasjon, identifiser brukerbehov og vurder hvordan dokumenthåndteringen i SharePoint kan forbedres.
2. Dokumentstruktur: Organiser dokumenter i SharePoint med et strukturert mappesystem og utnytt metadata for bedre kontroll.
3. Tilgangsstyring: Begrens tilgangen til kildedokumenter.
4. Versjonering: Etabler rutiner for revisjoner og påminnelser om oppdateringer.
5. Prosess: Definer roller for dokumentoppdateringer og gjennomganger.
6. Publiseringsplan: Bestem hvilket innhold ulike lesergrupper skal få tilgang til.
7. KI-funksjoner: Bruk KI til oppsummering, sammenligning og oversettelse der det er nyttig, og gjennomgå resultatene før publisering.
8. Leserfunksjoner: Bruk tilgangskontroll, lesebekreftelser, oppdateringsvarsler og visning tilpasset ulike skjermer.
9. Publisering: Forenkle publisering av dokumenter til dokumentportalen med ett klikk.

Slik kan SharePoint og Readin dekke hele veien fra utkast til publisert innhold. Vi kaller denne arbeidsmåten Docstream-metoden.