Slik moderniserte Elvia dokumentasjonen med Readin og SharePoint

26. november 2024

Elvia AS er Norges største nettselskap som leverer strøm til nesten to millioner mennesker. Selskapet eier og er ansvarlig for drift, vedlikehold og investeringer i regionalnettet og store deler av distribusjonsnettet i Oslo, Innlandet, Akershus og Østfold.

Gjennom årene har Elvia bygget opp et omfattende bibliotek med dokumentasjon for strømnettet. Denne informasjonen inkluderer relevant dokumentasjon for entreprenører og andre underentreprenører som utfører installasjoner, vedlikehold og oppgraderinger i strømnettet. Dette arbeidet er underlagt mange sikkerhets- og kvalitetskrav.

Vanskelig å finne dokumenter

Tidligere måtte brukere av Elvias nettbibliotek finne det relevante dokumentet ved å søke og bla gjennom SharePoint. Dokumentene fantes i ulike formater som Word, PDF, Excel og HTML. Dette gjorde det utfordrende å søke opp og lese riktig dokument. I tillegg var løsningen ikke godt egnet for mobiltelefoner og nettbrett.

Readin-dokumentportalen

Elvia ønsket en løsning som økte tilgjengeligheten for brukerne og forenklet arbeidsflyten for forfattere. Valget falt på Readin-dokumentportalen.

Med Readin-dokumentportalen kan Elvia nå tilby sine forfattere muligheten til å skrive og oppdatere selskapets viktige dokumenter i Microsoft Word og SharePoint. Når dokumentet er ferdig, publiseres det direkte fra SharePoint til Elvias nettbibliotek med Readins SharePoint-integrasjon.

Brukere, inkludert installatører, entreprenører og underentreprenører, kan søke, filtrere og lese dokumentene direkte i nettleseren uten behov for ekstra programvare.

Gjennomtenkt bruk av metadata gjør filtrering effektiv. Brukere kan velge å registrere seg, noe som gir tilgang til ulike brukerfunksjoner som varsler når dokumenter oppdateres, muligheten for å legge inn kommentarer og bokmerker samt dialog med forfatteren og mer. Brukere kan få tilgang til nettbiblioteket og bruke alle funksjonene på alle enheter, uansett om det er PC, nettbrett eller mobiltelefon.

Effektivt og brukervennlig

Elvia har nå et effektivt nettbasert bibliotek for styrende og teknisk dokumentasjon med en brukerfokusert tilnærming. Løsningen sikrer enkel og sikker innholdshåndtering og oppdateringer, samt:

• Raskere publisering sparer tid og penger.
• Ingen behov for interne IT-ressurser for drift og vedlikehold av nettbiblioteket.
• Brukerne bruker mindre tid på å finne riktig dokument.
• Dokumenter er tilgjengelige på alle enheter, som mobiltelefoner, nettbrett og PC-er.
• Brukere får varsler når viktige dokumenter oppdateres.
• Feil og forbedringsforslag kan rapporteres av brukere direkte inne i dokumentet.
• Elvias dokumentasjon fremstår konsekvent og profesjonell.

Ved å tilby en moderne, brukervennlig og effektiv plattform for styrende og teknisk dokumentasjon sikrer Elvia at både interne og eksterne interessenter har tilgang til nøyaktig og oppdatert informasjon, uansett hvor de befinner seg, og hvilken enhet de bruker.

Med Readin-dokumentportalen vil Elvia ikke bare møte dagens behov, men også legge grunnlaget for videre digital utvikling.

Du kan se Elvias dokumentasjon ved å besøke Elvias nettbibliotek.