KI-genererte revisjonsnotater

12. august 2024

Tydelige revisjonsnotater gjør det enklere for leserne å se hva som er endret. Readin AI kan sammenligne dokumentversjoner og lage utkast til revisjonsnotater.

Analyse av endringer mellom dokumentrevisjoner

Readin AI kan sammenligne ulike versjoner av et dokument og identifisere endringer, slik som:

• Tekstendringer: Ord, setninger og avsnitt som er lagt til, fjernet eller endret.
• Endringer i oppsett: Endringer i overskrifter, formatering og sideoppsett.
• Annet innhold: Endringer i tabeller, diagrammer og bilder.

Slik lages revisjonsnotater

Etter at KI har analysert endringene, kan den lage revisjonsnotater som oppsummerer endringene. Disse notatene kan publiseres sammen med den nye dokumentrevisjonen og kan inneholde:

• Endringstype: Om innhold er lagt til, fjernet eller endret.
• Hvor endringen er gjort: KI kan spesifisere hvor i dokumentet endringene fant sted, for eksempel i et bestemt avsnitt, i en bestemt tabell eller figur.
• Hva som er endret: KI kan gi en oppsummering eller direkte sitat av hva som ble endret.

Du kan tilpasse og redigere de genererte revisjonsnotatene før du godkjenner dem.

Tilpass revisjonsnotatene

Du kan styre lengde, tone og format med enkle instruksjoner:

• Lengde på revisjonsnotatene, for eksempel
  • Kort: "Oppsummer endringer i én setning per avsnitt."
  • Detaljert: "Gi en detaljert beskrivelse av hver endring med eksempler."
• Tone og formatering, for eksempel
  • Formell tone: "Bruk en formell tone som er egnet for juridiske dokumenter."
  • Uformell tone: "Skriv notatene i en vennlig, uformell stil."
  • Punkter: "List opp endringene ved hjelp av punkter."
  • Avsnitt: "Skriv endringene som komplette avsnitt."

Fordeler med KI-genererte revisjonsnotater

• Effektivitet: KI gjør gjennomgangen raskere ved å finne endringer og lage revisjonsnotater.
• Konsistens: Felles instruksjoner gjør det lettere å få revisjonsnotater med en enhetlig struktur og detaljgrad.
• Tilpasning: KI kan tilpasse resultatet til ulike behov og redusere behovet for manuell redigering.

Slik brukes KI-genererte revisjonsnotater

En av våre kunder har en samling svært store systembeskrivelsesdokumenter. Disse dokumentene er sammensatte dokumenter, det vil si at de består av flere enkeltdokumenter inkludert i ett hoveddokument. Utfordringer:

• De enkelte dokumentene kan hver ha forskjellige forfattere
• Revisjonsarbeidet kan ta flere måneder.

Utfordringen var å få alle forfatterne til å beskrive endringene på en konsekvent måte.

Denne situasjonen førte ofte til dokumenter med uklare revisjonsbeskrivelser og tilfeller der viktige endringer ikke ble tydelig formidlet. De begynte å bruke Readin AI for å generere revisjonsnotater og opplevde bedre kvalitet. I tillegg var de nå mindre avhengige av forfatternes egne endringsbeskrivelser.