Hvorfor SharePoint ikke alltid fungerer godt for leserne (og hva du kan gjøre med det)
25. september 2025
Microsoft publiserer mye av dokumentasjonen sin på Microsoft Learn, der innholdet er laget for å leses på nettet. SharePoint er godt egnet til å skrive, samarbeide om og lagre dokumenter, men leserne trenger ofte en annen måte å finne og bruke informasjonen på.
Kort fortalt: Behold SharePoint som arbeidsflate for forfatterne. Publiser dokumentene i Readin når de skal søkes opp og leses av andre.
Her er fem vanlige utfordringer for leserne, og hvordan en dokumentportal kan løse dem.
1) PDF- og Word-filer kan være tunge å lese
Utfordringen: Lange PDF- og Word-dokumenter kan være vanskelige å lese og navigere i, særlig på mobil og nettbrett.
Med Readin: Dokumentene publiseres som nettsider som tilpasser seg skjermen. Overskrifter, seksjoner og innholdsfortegnelse hjelper leserne å hoppe til riktig del.
2) Søket finner filer, ikke alltid svaret
Utfordringen: Et søkeresultat kan åpne en hel fil i stedet for det spesifikke avsnittet leseren trenger, noe som tvinger dem til å søke på nytt.
Med Readin: Søk i publiserte dokumenter, avgrens resultater med filtre, og still spørsmål til en AI-assistent. Kildelenker gjør det enklere å verifisere svarene.
3) Kompleks tilgangsstyring kan føre til tilgangsproblemer
Utfordringen: SharePoint-rettigheter kan konfigureres på flere nivåer. Over tid kan unntak og endringer i deling gjøre tilgangen vanskelig å administrere.
Med Readin: Bruk felles pålogging (SSO) med Entra ID og funksjonen "groups" til å gi leserne tilgang til riktig publisert innhold. SharePoint kan fortsatt brukes til lagring og samarbeid, mens tilgangen for leserne styres i portalen.
4) Mange kopier skaper usikkerhet om hvilken versjon som gjelder
Utfordringen: Når filer lagres i SharePoint-mapper, dukker det fort opp kopier med navn som «Finalv3» og «Finalv3_NEW». Det blir raskt uklart for leserne hvilken fil som faktisk er den gjeldende, noe som fører til misforståelser, feil og dobbeltarbeid.
Med Readin: Forfatterne kan trygt beholde arbeidsversjonene og historikken sin i SharePoint. Leserne slipper helt å forholde seg til mappekaoset; de får kun tilgang til den nøyaktige versjonen som er godkjent for publisering.
5) Navigasjon blir vankeligere når dokumentmengden vokser
Utfordringen: SharePoint er en fleksibel plattform, men uten en tydelig informasjonsstruktur kan dokumenter fort bli spredt utover ulike nettsteder og biblioteker.
Med Readin: Organiser innholdet i oversiktlige biblioteker med kategorier, emner og metadatafiltre, slik at leserne enkelt finner informasjon basert på emne eller rolle.
Oppsummering
La forfatterne skrive og lagre dokumenter i SharePoint og publiser innholdet i Readin for leserne. Dette gir en mer konsistent leseopplevelse, tydeligere versjonskontroll og enklere tilgang, uten å forstyrre forfatternes arbeid.