Hvorfor SharePoint ikke fungerer godt for leserne (og hva du kan gjøre)

25. september 2025

Microsoft publiserer mye av dokumentasjonen sin på Microsoft Learn, der innholdet er laget for å leses på nettet. SharePoint er godt egnet til å skrive, samarbeide om og lagre dokumenter, men leserne trenger ofte en annen måte å finne og bruke informasjonen på.

Kort fortalt: Behold SharePoint som arbeidsflate for forfatterne. Publiser dokumentene i Readin når de skal søkes opp og leses av andre.

Her er fem vanlige utfordringer for leserne, og hvordan en dokumentportal kan løse dem.

1) PDF- og Word-filer kan være tunge å lese

Utfordringen: SharePoint viser eller laster ned filer. Lange PDF- og Word-dokumenter kan være vanskelige å lese og navigere i, særlig på mobil og nettbrett.

Med Readin: Dokumentene publiseres som nettsider som tilpasser seg skjermen. Overskrifter, seksjoner og innholdsfortegnelse hjelper leserne å hoppe til riktig del.

2) Søket finner filer, ikke alltid svaret

Utfordringen: Et søketreff kan åpne begynnelsen av en fil, selv om svaret ligger langt nede i dokumentet. Leseren må da søke på nytt inne i filen.

Med Readin: Søk i dokumentinnholdet, filtre og en KI-assistent kan hjelpe leserne å finne relevante avsnitt. Assistenten lenker tilbake til kildene, slik at svaret kan kontrolleres.

3) Tilgang kan være vanskelig å forstå

Utfordringen: Rettigheter i SharePoint kan styres på flere nivåer. Etter hvert som biblioteker vokser og filer deles på ulike måter, kan lesere møte «Tilgang nektet» selv om de burde ha tilgang.

Med Readin: Bruk felles pålogging (SSO) med Entra ID og grupper til å gi de riktige leserne tilgang til publisert innhold. SharePoint kan fortsatt brukes til lagring og samarbeid, mens tilgangen for leserne styres i portalen.

4) Mange kopier skaper usikkerhet om versjonen

Utfordringen: Filer med navn som «Finalv3» og «Finalv3_NEW» gjør det uklart hvilken versjon som gjelder. Det kan føre til feil og dobbeltarbeid.

Med Readin: Forfatterne beholder versjonshistorikken i SharePoint. Leserne får én publisert side per dokument, med den versjonen som er valgt for publisering.

5) Innholdet blir vanskelig å navigere i

Utfordringen: SharePoint er en fleksibel plattform, men en god struktur for leserne må planlegges. Uten tydelig navigasjon kan innholdet bli spredt mellom sider og biblioteker.

Med Readin: Organiser dokumentene i et bibliotek med emner, faner og metadatafiltre. Da kan leserne finne informasjon etter oppgave, produkt eller rolle.

Oppsummering

La forfatterne skrive og lagre dokumenter i SharePoint, og publiser innholdet i Readin for dem som skal lese det. Det kan gi raskere svar, tydeligere versjoner og en mer oversiktlig leseopplevelse.