Avkastning på investeringer i dokumentportaler (ROI)

2. oktober 2023

Virksomheter bruker mye tid og penger på dokumentasjon. Det gjelder alt fra HMS-rutiner og arbeidsinstruksjoner til tekniske håndbøker og rapporter. Kan en bedre måte å publisere og finne dokumentene på gi avkastning?

En dokumentportal kan redusere tiden ansatte bruker på å lete etter informasjon, og gjøre dokumentene lettere å holde oppdatert.

Finn riktig informasjon på rett tid

Ulike undersøkelser har anslått hvor mye tid kunnskapsarbeidere bruker på å finne informasjon. Tallene varierer, men peker på at søk kan ta en betydelig del av arbeidsdagen.

Hovedpoenget er at ansatte bruker mye tid på å finne informasjon.

La oss bruke et regneeksempel: Hvis en ansatt bruker tre timer i uken på å finne informasjon, og bedre søk halverer tiden, frigjøres omtrent halvannen time i uken. Med en årslønn på 700 000 kroner tilsvarer det rundt 30 000 kroner i arbeidstid per ansatt i året. For 100 ansatte blir den beregnede verdien rundt 3 millioner kroner. Dette er tid som kan brukes på andre oppgaver, ikke en garantert kontantbesparelse.

Hvordan oppnår vi dette?

• Dokumentene er samlet på ett sted og presenteres i et felles format.
• Innholdet fungerer på mobil, nettbrett og datamaskin.
• Søk og filtre hjelper leserne å finne riktig avsnitt.
• Bokmerker, leseposisjon og varsler om oppdateringer gjør innholdet lettere å følge.

Har vi testet det?

Vi sammenlignet søketiden hos en kunde med dokumenter i flere formater og på flere SharePoint-nettsteder. Før Readin tok det oss tre minutter å finne en arbeidsinstruks som PDF og ytterligere to minutter å finne riktig avsnitt.

I Readin fant og åpnet vi det samme innholdet på 15 sekunder. Dette er ett eksempel, og resultatet vil variere mellom virksomheter.

Redusert behov for IT-personell og systemer

Tradisjonelle dokumentasjonssystemer krever drift og vedlikehold. En tjeneste for publisering og presentasjon av dokumenter kan redusere noe av arbeidet for IT-avdelingen.

I vårt regneeksempel kan redusert tidsbruk for IT-personell tilsvare opptil 200 000 kroner i året i en virksomhet med 100 brukere.

Anslaget bygger på samtaler med IT-personell hos noen av kundene våre. Vi antar at de bruker omtrent 10 % av arbeidstiden på dokumentasjonssystemer, og at denne andelen kan reduseres til 5 % med Readin.

Mindre behov for maskinvare og programvare kan også gi besparelser. I eksempelet anslår vi dette til rundt 100 000 kroner i året.

Mindre behov for brukerstøtte

Både kunder og ansatte kan trenge hjelp til å finne informasjon. Når de kan søke seg frem til svar i dokumentportalen, kan antallet henvendelser til brukerstøtte gå ned.

I tillegg gjør gode dokumentportaler det lettere og raskere for støttepersonell å finne riktig informasjon når det trengs.

Hvis en henvendelse koster 300 kroner å håndtere, virksomheten får 20 henvendelser om dagen, og selvbetjening reduserer antallet med 15 %, tilsvarer det om lag 225 000 kroner i året ved 250 arbeidsdager. Dette er et regneeksempel, ikke et løfte om faktisk besparelse.

Færre feil og uønskede hendelser

Det er særlig tre utfordringer med dokumentasjon som kan bidra til feil og uønskede hendelser:

1. Vanskelig og tidskrevende å finne riktig informasjon

I en stor samling PDF-filer kan det ta lang tid å finne riktig informasjon. Med Readin kan leserne søke på tvers av dokumenter og gå direkte til relevant innhold.

På mobil kan PDF-filer kreve mye zooming. Readin tilpasser innholdet til skjermen, slik at dokumentene blir enklere å lese på mobil, nettbrett og datamaskin.

2. Gammel og utdatert dokumentasjon

Når brukere laster ned PDF-filer, kan de senere åpne en utdatert kopi uten å vite det. Derfor bør det være tydelig hvor den gjeldende versjonen finnes.

Med Readin-dokumentportalen kan du være sikker på at brukerne leser oppdaterte versjoner av dokumentene. Den gjeldende versjonen er samlet i virksomhetens dokumentportal. Hvis et dokument oppdateres, blir brukere varslet. På denne måten kan du unngå uønskede hendelser forårsaket av utdatert dokumentasjon.

3. Feil i innholdet

Feil kan oppstå når dokumenter skrives og oppdateres. Med Readins kommentarfunksjon kan leserne melde fra om feil og mangler direkte til dokumenteieren. Tilbakemeldingene kan følges opp ved neste revisjon.

Kan ROI beregnes for færre feil og uønskede hendelser?

Ja, men beregningen må bygge på risikoen og kostnadene i den enkelte virksomheten.

Feil vedlikehold av tekniske anlegg kan for eksempel føre til produksjonsstans og store kostnader.

Ved arbeid som må følge bestemte instrukser, for eksempel arbeid i høyden, er det viktig at instruksene er enkle å finne og forstå.

Brukervennlige og tilgjengelige dokumentportaler reduserer feil og uønskede hendelser.

Økt markedseffektivitet og kundetilfredshet

Når offentlig dokumentasjon publiseres som nettsider, kan den bli lettere å finne i søkemotorer. Hvis du laster opp selskapets bruksanvisninger, støttedokumentasjon, sikkerhetsinstruksjoner osv. til en nettbasert dokumentportal, vil du øke nettstedets verdi når det gjelder SEO-tilgjengelighet. Med andre ord kan selskapets digitale profil styrkes uten ekstra annonsekostnader. Jo flere treff og visninger på nettstedet ditt, jo mer verdi får din digitale tilstedeværelse.

Hvis et selskap prioriterer gode og brukervennlige dokumentportaler for presentasjon av dokumenter til kunder, er det sannsynlig at kundetilfredsheten vil øke.

God dokumentasjon kan også bidra til mer fornøyde kunder. Når de finner svar uten å kontakte brukerstøtte, blir det enklere å bruke produkter og tjenester.

Ved å tilby kunder en god dokumentportal forebygger du frustrasjon og omdanner kundeforholdet til en positiv opplevelse med høy kundetilfredshet.

Kontakt oss for en diskusjon om hvordan du kan spare penger ved å implementere Readin-dokumentportalen.