Avkastning på investeringer i dokumentportaler (ROI)

2. oktober 2023

Virksomheter investerer betydelig tid og penger i dokumentasjon, fra sikkerhetsprosedyrer og arbeidsinstrukser til tekniske manualer og rapporter. Kan en bedre måte å publisere og finne denne informasjonen på gi målbare verdier?

En dokumentportal kan redusere tiden ansatte bruker på å lete etter informasjon, og gjøre dokumentene lettere å holde oppdatert.

Finn riktig informasjon når du trenger det

Ulike undersøkelser har anslått hvor mye tid kunnskapsarbeidere bruker på å finne informasjon. Tallene varierer, men peker på at søk og leting etter innformasjon kan ta en betydelig del av arbeidsdagen.

Bedre søkeverktøy kan frigjøre tid til mer verdiskapende arbeid.

La oss bruke et regneeksempel: Hvis en ansatt bruker tre timer i uken på å finne informasjon, og gitt at et bedre søkeverktøy halverer tiden, frigjøres omtrent halvannen time i uken. Med en årslønn på 700 000 kroner tilsvarer det rundt 30 000 kroner i arbeidstid per ansatt i året. For 100 ansatte blir den beregnede verdien rundt 3 millioner kroner. Dette er tid som kan brukes på andre verdiskapende oppgaver, ikke en garantert kontantbesparelse.

Hvordan kan en dokumentportal hjelpe?

• Med dokumentportalen Readin er dokumentene samlet på ett enkelt sted og i ett felles format.
• Responsivt innhold tilpasset mobil, nettbrett og datamaskin.
• Søk og filtrering som hjelper leserne med å finne relevante avsnitt.
• Smarte brukerfunksjoner som "fortsett å lese", bokmerker og varslinger om oppdateringer.

Har vi testet det?

Vi sammenlignet søketiden hos en kunde med dokumenter i flere formater og på flere SharePoint-nettsteder. Før Readin tok det oss tre minutter å finne en arbeidsinstruks som PDF og ytterligere to minutter å finne riktig avsnitt.

I Readin fant og åpnet vi det samme innholdet på 15 sekunder. Dette er ett eksempel, og resultatet vil variere mellom virksomheter.

Redusert behov for IT-personell og systemer

Tradisjonelle dokumentasjonssystemer krever vedlikehold og administrasjon. En driftsatt publiseringstjeneste kan redusere noe av dette arbeidet for IT-avdelingen.

I vårt illustrative scenario kan redusert IT-administrasjon utgjøre opptil 200 000 kroner i året for en organisasjon med 100 brukere.

Dette estimatet er basert på samtaler med IT-ansatte hos flere kunder. Vi har antatt at dokumentasjonsrelaterte systemer utgjør 10 % av arbeidstiden deres, og at dette faller til 5 % etter implementering av Readin.

Lavere infrastruktur- og programvarekostnader kan gi ytterligere besparelser. For dette eksempelet har vi estimert rundt 100 000 kroner i året.

Færre supporthenvendelser

Både kunder og ansatte trenger hjelp til å finne informasjon. Hvis de kan finne svar på egen hånd, vil færre spørsmål nå supportteamet.

Kundeservicearbeidere drar også nytte av et pålitelig sted for å slå opp oppdatert informasjon.

Anta at en supporthenvendelse koster 300 kroner, at organisasjonen håndterer 20 henvendelser om dagen, og at selvbetjening reduserer dette volumet med 15%. Over 250 arbeidsdager vil den illustrative besparelsen være 225 000 kroner i året. Faktiske resultater vil avhenge av henvendelsesvolum, kostnader og brukeratferd.

Færre feil og uønskede hendelser

Det er særlig tre utfordringer med dokumentasjon som kan bidra til feil og uønskede hendelser:

1. Vanskelig og tidskrevende å finne riktig informasjon

I en stor samling PDF-filer kan det ta lang tid å finne riktig informasjon. Med Readin kan leserne søke på tvers av dokumenter og gå direkte til relevant innhold.

På mobil kan PDF-filer kreve mye zooming. Readin tilpasser innholdet til skjermen, slik at dokumentene blir enklere å lese på mobil, nettbrett og datamaskin.

2. Gammel og utdatert dokumentasjon

Når brukere laster ned PDF-filer, kan de senere åpne en utdatert kopi uten å vite det. Derfor bør det være tydelig hvor den gjeldende versjonen finnes.

Med Readin-dokumentportal kan du være sikker på at brukerne alltid leser den gjeldende versjon av dokumentene. Hvis et dokument oppdateres, blir brukere varslet. På denne måten kan du unngå uønskede hendelser forårsaket av utdatert dokumentasjon.

3. Feil i innholdet

Feil kan oppstå når dokumenter skrives og oppdateres. Med Readins kommentarfunksjon kan leserne melde fra om feil og mangler direkte til dokumenteieren. Tilbakemeldingene kan følges opp ved neste revisjon.

Kan ROI beregnes for færre feil og uønskede hendelser?

Ja, men beregningen må bygge på risikoen og kostnadene i den enkelte virksomheten.

Feil vedlikehold av tekniske anlegg kan for eksempel føre til produksjonsstans og store kostnader.

Ved arbeid som må følge bestemte instrukser, for eksempel arbeid i høyden, er det viktig at instruksene er enkle å finne og forstå.

Bedre synlighet og økt kundetilfredshet

Publisering av offentlig dokumentasjon som strukturerte nettsider kan gjøre den lettere å finne gjennom søkemotorer. Brukerveiledninger, støtteartikler og sikkerhetsinstruksjoner kan hjelpe flere med å oppdage organisasjonen din.

Brukervennlig dokumentasjon kan også forbedre kundeopplevelsen. Kunder som finner svar uten å kontakte support, kan få mer verdi ut av produktene og tjenestene de bruker.

En oversiktlig og pålitelig dokumentportal kan gi et viktig bidrag til kundetilfredshet.

Kontakt oss for å diskutere hva en dokumentportal kan bety for din organisasjon.