Bruker du SharePoint og er opptatt av lesbarhet?

Kalenderikon28. september 2023

Effektiv dokumenthåndtering med SharePoint krever planlegging. Med en gjennomtenkt strategi for dokumentstruktur kan du tilby en sikker, effektiv og brukervennlig dokumentløsning både for forfattere og lesere.

SharePoint tilbyr et bredt spekter av funksjoner og muligheter for dokumenthåndtering, samarbeid, intranett, integrasjoner (Teams) og mer. Likevel er SharePoint sjelden en optimal løsning når det gjelder å gjøre dokumenter tilgjengelige for lesing.

I stedet for å lese dokumentene i filformatene de er lagret i på SharePoint, er en dedikert nettbasert dokumentportal som presenterer dokumentene i et moderne nettformat en bedre løsning.

Med Readin-dokumentportalen integrert med SharePoint kan du enkelt publisere dokumenter som brukervennlige nettsider.

Fordeler med å integrere Readin-dokumentportalen med SharePoint:

  • Dokumentene leses i en moderne nettbasert dokumentportal som er tilpasset lesing på mobil, nettbrett og datamaskin.
  • Effektiv søkefunksjonalitet for raskt å finne ønsket innhold.
  • Lesere mottar varsler når et dokument de følger blir oppdatert.
  • Roller og tilgangskontroll for hvilke dokumenter lesere kan se. Du kan opprette roller basert på metadata og gi ulike tilgangsnivåer til forskjellige dokumenter.
  • Lav kostnad og enkel implementering. Det kreves ingen installasjon (SaaS) og ingen intern brukerstøtte.

Dokumenthåndtering med SharePoint og Readin

Når vi setter opp dokumentmiljøet med SharePoint og Readin-dokumentportalen, fokuserer vi på disse fire hovedområdene:

1. Organisasjon, struktur og metadata

Analyser den nåværende situasjonen og behovene.

  • Bestem dokumenttyper.
  • Analyser behovet for metadata for henting og filtrering.
  • Sikre kontroll over dokumentkilder og revisjoner.
  • Sørg for at forfattere og lesere vet hvor de finner dokumentene.

Sett opp riktig arkivstruktur.

  • Kategoriser og lagre dokumentene på passende måte.
  • Identifiser aktive dokumenter.

2. Tilgang, revisjoner og arbeidsflyt

  • Definer hvem som har tilgang til hva.
  • Bestem revisjonsfrekvens.
  • Tildel roller (forfatter, godkjenner).

3. Innhold

  • Kvalitetskontroll av innhold (stiler og struktur).
  • Maler for dokumenter.
  • Flytt innhold til riktig plass i arkivet.

4. Publisering

  • Organiser dokumenter for presentasjon i Readin-dokumentportalen.
  • Maler for presentasjon (logo, farger, skrifttyper).
  • Leserrettigheter (hvem kan lese hvilke dokumenter).

Docstream har arbeidet med dokumenthåndtering i over 20 år. Blant kundene våre kan vi nevne ConocoPhillips, DNV, Elvia, Stortinget og Norske Tog.

Avtal et kort digitalt møte (30 minutter) med oss, og vi viser deg hvordan SharePoint kan bli en svært brukervennlig dokumentportal.

Kom i gang Kontakt oss